Gestión de proyectos

 

Llevo toda mi vida profesional trabajando como diseñador gráfico y sólo recientemente he empezado a interesarme seriamente por la organización y por cómo gestionar y planificar los proyectos.

Antes de pensar formalmente en organización
No creo recordar haber recibido ninguna mención sobre estos asuntos durante mis años de formación y, si lo hubiera hecho alguien entonces, quizá no le hubiera prestado demasiada atención. Luego, durante los años que he trabajado por cuenta ajena he continuado "felizmente" ajeno a esta necesidad. Eran otros los que se preocupaban de gestionar los tiempos. Para mi el trabajo de diseñador se limitaba exclusivamente a diseñar; dar vueltas a un encargo, tener las ideas y realizarlas luego en el ordenador. Luego al aumentar el volumen de trabajo comencé a realizar, simultámeamente a mi trabajo de diseño, tareas de gestión como encargar cubiertas o ilustraciones a colaboradores exteriores, o llevar el control de los materiales que se enviaban a las imprentas. Participaba en reuniones y se hablaba de fechas y prioridades pero no tenía la presión de que encajaran las piezas; fuera de respetar los margenes razonables de tiempo para cada trabajo no entraba dentro de mi responsabilidad la gestión de proyectos. Ahora veo que hubiera sido entonces un buen momento para establecer un sistema claro de gestión de proyectos, pero nadie me aportó entonces este conocimiento ni las herramientas apropiadas. Lo que es evidente es que cuando hay una una deficiente organización o planificación, vamos a sufrir las consecuencias, aunque no hayamos tenido un papel activo en esta planificación y nos venga impuesto de arriba. En muchas empresas se ha ido convirtiendo en algo habitual trabajar sometidos a una carga de trabajo por encima de lo que es posible hace y esa sensación si se convive con ella de manera cotidiana y no disponemos de herramientas para enfrentarla, acabará produciendo estrés. Lo que comienza siendo el desarrollo de una vocación y el trabajo de tus sueños puede pasar a ser una pesadilla. Periódicamente recibíamos algún curso de formación, pero siempre eran cursos de actualización en alguno de los programas informáticos de diseño que usábamos habitualmente y que iban dirigidos a ampliar nuestras habilidades técnicas.

Cuándo comencé mi carrera de freelance durante años he trasladado esa visión sobre el trabajo que he realizado. De manera general eran trabajos a corto o medio plazo, en la que no se requería necesariamente de una planificación detallada. Era el cliente el que establecía los plazos, y yo los asumía. Dentro de unos margenes de tiempo, habitualmente no demasiado rígidos, yo trataba de organizarme de una manera intuitiva, para intentar estar centrado en la realización del trabajo propiamente, tratando de evitar los sobresaltos. En ocasiones se echa encima el momento del "cierre" (termino empleado en la publicación de revistas), o más genéricamente la entrega de un trabajo y no queda más remedio que darse la paliza y trabajar una noche. Esto es un "método" que ya arrastraba de mi época de estudiante cuando llegaban los exámenes.

Recientemente, primero de manera menos consciente, pero luego de manera más clara, he percibido que era necesario cambiar esta manera de enfocar los proyectos. Ahora veo que el hecho de haberme interesado por el tema de la productividad no es casual, sino que se había ido convirtiendo en una necesidad (aunque quizá todavía de manera poco clara) de implementar  y tomar más consciencia sobre este aspecto del trabajo.

El trabajo gana en complejidad

 En este último año estoy realizando un proyecto nuevo, seguramente el más complejo de los que haya participado en mi carrera como freelance. Implica la participación y coordinación, además de con el cliente, con otros colaboradores. Son varias guías que tengo que diseñar y maquetar, respetando unos plazos razonables para el ilustrador (y para realizar yo mismo una parte del trabajo de ilustración y fotografía), para las fases de revisión y corrección de textos, y una fecha limite para entregar a imprenta. Para mi, esto ha significado un nuevo reto, y como tal una oportunidad de cambiar y aprender. Aunque el presupuesto está ajustado (cuestión de los tiempos que vivimos) representa un importante porcentaje de mis ingresos para este año.

Pero no es sólo este proyecto: este trabajo ha de se combinado con otros proyectos más sencillos; con seguir realizando las colaboraciones habituales sin que otros clientes sientan que los estás desatendiendo; con las pequeñas tareas e interrupciones del trabajo cotidiano; con asuntos y proyectos personales o familiares. Cambios así nos suelen producir estrés, pero esto no es algo negativo en sí mismo; creo que puede se el síntoma de una necesidad de crecer profesionalmente o incluso de que de seguir así la cosa puede ser necesario ampliar el estudio.

El caso es que he llegado a la certeza de que esto se ha vuelto demasiado complejo para no tener la organización bien atada dentro de un sistema. Necesito ver como puedo avanzar con todo ello de manera eficaz y sin estrés, sin tener la sensación de tenerlo todo en la cabeza y la preocupación continua de estar relegando u olvidándome de asuntos importante. En ocasiones trabajamos sometidos a presión y cierta carga de estrés durante tanto tiempo que sencilllmanete no lo vemos y no sabemos que está allí hasta se desborda de alguna manera o tomamos distancia (por medio de unas vacaciones por ejemplo).

Planificar y organizar

Ahora estoy viendo más claro que nunca antes la necesidad y los beneficios de planificar. Estoy aplicando de manera más consciente técnicas sobre las que había estado leyendo y había comenzado a aplicar parcialmente. Básicamente es el sistema que describe David Allen en su libro Organízate con eficacia (publicado en castellano por la editorial Empresa Activa).

Aunque en un principio no se tenga la decisión de asumir el sistema completo de organización que propone Allen, el libro es un ideal punto de partida y muy recomendable pues aporta interesantes y estimulantes observaciones de sentido común que pueden llevarse a la práctica de manera sencilla. Asumir el método completo requiere haber llegado con cierta claridad a la convicción de que este método puede ser beneficioso para nosotros y estar dispuestos a asumir  el compromiso de adquirir y llevar adelante de manera sistemática determinados hábitos, como son planificar (en este punto es muy interesante los que los mapas mentales nos pueden aportar) dividir los proyectos en tareas y aprender a gestionarlas, tener bien organizado el material de cada proyecto y realizar revisiones diarias y semanales.

Estoy encontrando muy valiosa información en varios blogs. Me está resultando especialmente estimulante, y un gran apoyo práctico, la serie que está publicando actualmente Jero Sanchez en su blog El Gachupas. Decir que además de claridad en sus artículos Jero aporta una trato muy cercano y educado en los comentarios de su blog.

Aunque al principio llegué a tener la sensación de que era algo demasiado complejo para mis necesidades, ahora me va pareciendo algo natural, que se puede adaptar con la práctica a mi realidad concreta y comienzo a sentirme más cómodo. La principal ventaja, como bien señala Allen, es poder liberar muestra mente de una carga tremenda de compromisos que cargamos siempre encima y poder gestionar este flujo de trabajo apoyándonos en nuestro sistema. Tendremos la sensación de que cada cosa va encontrando su lugar y no dejamos cabos sueltos. Surgirán muchos cambios e imprevistos pero será mucho más sencillo de afrontar si sabemos con claridad dónde estamos y dominamos el flujo de trabajo. Teniendo claro nuestros proyectos y las acciones siguientes que tenemos que realizar para avanzar en cada uno de ellos, realmente podemos sentirnos más ligeros, centrados en el momento presente, y sentir que estamos haciendo lo que toca hacer en este momento. Sea cual sea nuestro trabajo, independientemente de si trabajamos por cuanta ajena o somos autónomos, saber cómo surge la presión en nuestra mente y saber gestionarla y neutralizarla, es la mejor manera en mejorar nuestras condiciones laborales y ganar en calidad de vida.

Estoy sintiendo grandes ventajas de aplicar este sistema, no sólo en el trabajo sino también en cualquier proyecto personal. No soy ningún experto; trato de compartir una experiencia personal ajustada al momento presente. Pero si te sientes identificado con algo de lo que he relatado aquí te animo a que investigues y veas como adaptarlo a tu caso concreto.

¿Sientes presión en tu trabajo cotidiano? ¿Experimentas y estás explorando en el ámbito de la organización? ¿Cómo gestionas tus proyectos?